수많은 할일로부터 자유로워지는 단순한 비법이 있다면 시도해보시겠습니까?
- 일의 우선순위를 쉽게 정할 수 있습니다.
- 실제로 해낼 수 있는 일의 양을 제한하여 업무 효율을 높입니다.
- 불필요한 스트레스에서 벗어나 몰입도를 높일 수 있습니다.
오늘날 바쁜 현대인들은 수많은 할 일 목록에 짓눌려 있습니다. 아침에 일어나 하루 일과를 생각하면 벌써부터 머리가 아파옵니다. 회사 업무, 집안일, 자기계발, 운동, 약속 등 해야 할 일들이 꼬리에 꼬리를 물고 이어집니다.
많은 사람들이 이렇게 할 일을 마음대로 정리하지 못하고, 계속해서 우선순위를 재설정하며 허둥지둥 보내는 모습입니다. 하지만 이런 고민을 말끔히 해결해줄 획기적인 기법이 있다고 하는데요. 바로 ‘퍼스널 칸반(Personal Kanban)’ 이라는 방법입니다.
올리버 버크먼의 이야기
작가 올리버 버크먼은 한때 자신의 무수한 할 일 목록에 답답함을 느꼈습니다. 해야 할 일이 너무 많아 정작 무엇부터 해야 할지 갈피를 못 잡곤 했죠. 그는 이렇게 고민했습니다. “이렇게 많은 일들을 전부 해낼 수 있을까? 방법이 있기는 한 걸까?”
그러던 중 버크먼은 퍼스널 칸반 기법을 알게 되었고, 이를 활용해 일정 관리에 큰 도움을 받게 되었습니다. 버크먼은 “퍼스널 칸반은 최근 몇 년간 접한 아이디어 중 가장 혁신적인 방법”이라고 말했습니다.
퍼스널 칸반의 핵심 원리 – 열린 목록과 닫힌 목록
퍼스널 칸반은 간단한 원리를 따릅니다. 바로 ‘열린 목록(Open List)’과 ‘닫힌 목록(Closed List)’ 두 가지 목록을 활용하는 것입니다.
열린 목록은 아주 간단합니다. 해야 할 일, 하고 싶은 일 등 모든 일을 제한 없이 기록하면 됩니다.
- 300가지 이상의 많은 할 일을 기록해도 상관없습니다.
- 체계적으로 정리하지 않아도 무방합니다.
- 막연한 아이디어나 계획 중인 일까지 포함시킬 수 있습니다.
한편 닫힌 목록은 열린 목록에서 우선순위가 높은 3-5가지 정도의 일만 옮겨 적습니다.
- 이렇게 함으로써 한번에 처리할 수 있는 일의 양을 제한합니다.
- 오직 이 닫힌 목록에 있는 일들에만 전념하여 처리합니다.
- 닫힌 목록의 일을 하나라도 완료하면 열린 목록에서 새로운 일을 다시 닫힌 목록으로 옮겨옵니다.
이처럼 퍼스널 칸반은 해야 할 일을 두 단계로 나누어 관리하게 합니다. 이렇게 하면 우선순위가 높은 일에 집중할 수 있어 효율적으로 일을 처리할 수 있습니다.
퍼스널 칸반 실천법
실제 작업 과정을 보다 구체적으로 설명하면 다음과 같습니다.
- 현재 하고 있거나 해야 할 일 모두를 열린 목록에 기록합니다.
- 열린 목록에서 가장 우선순위가 높은 3-5가지 정도의 일만 골라내어 닫힌 목록으로 옮겨 적습니다.
- 닫힌 목록에 옮겨 적은 할 일 중에서 지금 당장 집중할 한 가지를 고릅니다.
- 선택한 그 일에만 전념하여 처리합니다. 하지만 도중에 불편함이나 번거로움을 느끼게 되면 열린 목록의 다른 일로 옮깁니다.
- 이렇게 옮기다 보면 닫힌 목록에 빈자리가 생기게 됩니다. 이때 열린 목록에서 새로운 일을 가져와 닫힌 목록에 추가합니다.
- 열린 목록에 새롭게 생기는 일은 바로바로 기록하여 관리합니다.
퍼스널 칸반의 장점은 무엇일까요? 제 생각에 한 번에 처리할 수 있는 일의 양을 제한하여 집중력을 높일 수 있다는 게 가장 큰 장점이 아닐까 생각합니다.
물론 그 밖에도 여러 장점들이 있습니다.
- 불필요한 스트레스에서 벗어나 몰입도를 높일 수 있습니다.
- 작업의 중요도를 파악하기 쉬워 일의 우선순위를 정하기 편리합니다.
- 본래의 할 일 목록 방식보다 실천하기 간편하고 단순합니다.
작은 실천으로 큰 변화를 이룰 수 있습니다. 단순해 보이지만 큰 효과를 발휘하는 퍼스널 칸반 기법, 여러분의 일상에도 적극 도입해보시기 바랍니다. 바쁜 일상 속에서도 어렵지 않게 실천할 수 있는 좋은 방법입니다. 조금만 노력하면 할 일 관리에 큰 도움을 받을 수 있을 것입니다.
