해야 할 일이 너무 많은데 무엇부터 시작할지 종잡을 수 없을 때, 할일이 너무 많아 고민일 때 여러분은 어떻게 하세요? 할일을 그저 종이 위에 적기만 해도 복잡한 머리 속이 깨끗하게 정리된다는 사실 알고 계시나요?
해야 할 일들이 많을 때 우리 뇌는 여러 가지 일들을 머리 속에서만 관리하는데 어려움을 느끼게 됩니다. 이 때 ‘할일 목록’을 작성하게 되면 뇌는 훨씬 부하가 줄겠죠. 그게 바로 할일 목록을 적는 것만으로도 마음이 편해지는 이유인데요.
신경 쓰이는 일을 어딘가에 적어 객관적으로 바라볼 수 있게만 해도 뇌에 걸리는 부하가 한결 줄어들고 복잡한 머리 속이 정리되어 생산성을 높일 수 있습니다.
이 때 몇 가지 유의사항만 지키면 좀더 쉽게 업무를 처리할 수가 있는데요. 말하자면 할일 목록을 잘 작성하는 요령이라고 할까요? ⟪라이프핵 사전⟫의 저자 호리 마사타케는 그 요령으로 다음 4가지를 제시하고 있습니다.
- ‘해야 할 일’과 ‘하면 좋은 일’ 구분하기
- 우선순위 매기지 않기
- 할일은 구체적으로 쓰기
- ‘하지 말아야 할 일’ 목록 작성하기
하나 하나 좀더 자세히 알아 볼게요.
1 ‘해야 할 일’과 ‘하면 좋은 일’ 구분하기
무작정 할일 목록을 적다보면 목록이 너무 길어질 수 있습니다. 그러니 할일 목록에는 ‘해야 하는 일’만 적는 게 좋습니다. ‘할 수 있으면 좋겠다’(희망사항)거나 ‘하면 좋은’(바램) 일은 할일 목록이 아닌 다른 곳에 적어 두는 게 좋습니다. 희망이나 바램까지 할일 목록에 넣으면 목록이 너무 길어져 오히려 집중력을 잃을 수도 있으니까요.
최근 한 트윗에서 본 간단한 할일 분류법도 도움이 될 듯한데요. 바로 ‘Moscow 메서드’라는 분류법입니다. Moscow에서는 할일을 다음과 같이 4가지로 구분하도록 하고 있는데요.
• Must – 협상 불가, 오늘 실행
• Should – 중요하지만 내일까지 기다릴 수 있음
• Could – 시간과 에너지가 남아 있다면 할일
• Won’t – 작업목록에서 삭제 요망
2 우선순위 매기지 않기
흔히 우리는 목록을 작성할 때 우선순위를 매기곤 하는데요. 호리 마사타케는 할일 목록을 작성할 때 우선순위를 매기지 말 것을 권합니다.
아무리 우선순위를 매겨도 그 일을 처리할 시간이 부족하다면 결국 그 일은 끝낼 수 없고 우선순위로 인해 처리할 업무의 수가 늘어나면 오히려 스트레스만 증가할 뿐이라는 게 그 이유인데요. 대신 우선순위는 모든 업무가 아닌, 맨 먼저 시작하면 좋은 업무 몇 가지만 골라서 매기는 게 좋습니다.
3 할일은 구체적으로 쓰기
할일 목록을 적을 때는 실행 가능성을 염두에 두고 구체적으로 적는 게 좋습니다. ‘ㅇㅇ 프로젝트 진척시키기’나 ‘ㅇㅇ 공부하기’ 처럼 명확하지 않은 표현으로 적으면 구체적으로 어떤 행동을 해야하는지 알기가 어렵기 때문에 오히려 할일 목록이 신경이 쓰이는 불안 목록으로 변할 수도 있으니까요.
‘하지 말아야 할 일’ 목록 만들기
할일 목록 만큼 중요한 일이 ‘하지 말아야 할 일 목록’입니다. 우리가 하루 동안 쓸 수 있는 시간은 한정되어 있고 또 집중력도 한계가 있기 때문에 모든 일을 다 처리할 수는 없습니다.
평소에 하지 말아야 할 일의 목록을 규칙으로 정해두면 할일 목록을 관리할 때 훨씬 더 생산성을 끌어올릴 수가 있는데요. 할일 목록과 마찬가지로 하지 말아야 할 일 목록도 구체적으로 적는 게 중요합니다. 가령 이런 것들입니다.
- 오전에 이메일 확인하지 않기
- 오전에 SNS 하지 않기
- 저녁에 TV 시청하지 않기
- 자정 이후에 알람 끄기
할일 목록을 적고 하지 말아야 할 일들의 목록을 규칙으로 정해두고 나면 소중한 나의 하루를 좀더 가치있는 일에 집중해서 보내게 되고 생산성도 훨씬 높일 수 있다는 사실 잊지 마세요!
